Front Office Coordinator m/w/d

Front Office Coordinator (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit – mit Schwerpunkt am Nachmittag

Empfang · Mandantenbetreuung · Organisation

Für unsere Notarkanzlei am Schlossplatz in Schwetzingen suchen wir einen Front Office Coordinator (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit – mit Schwerpunkt am Nachmittag, der unseren Empfang professionell und herzlich gestaltet und gleichzeitig dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Das bieten wir dir

Bei uns erwartet dich mehr als ein klassischer Empfangsjob. Wir bieten dir ein modernes Arbeitsumfeld, in dem du dich einbringen und weiterentwickeln kannst.

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit unterschiedlichen Aufgaben und viel persönlichem Kontakt
• Ein freundliches und kollegiales Team, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache – Teilzeit oder Vollzeit möglich
• Modernes und angenehmes Arbeitsumfeld
• Individuelle Einarbeitung, damit du dich von Anfang an gut bei uns zurechtfindest
• Entwicklungsmöglichkeiten, die zu dir und deinen Stärken passen
• Viele weitere Benefits, die das Arbeiten bei uns besonders angenehm machen

Deine Aufgaben

Als erste Anlaufstelle für unsere Mandanten prägst du den ersten Eindruck unserer Kanzlei. Dich erwartet ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Kontakt zu Menschen und unterschiedlichen organisatorischen Aufgaben.

• Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Mandanten
• Telefonzentrale: Annahme und professionelle Weiterleitung eingehender Anrufe
• Terminplanung und -koordination
• Übernahme kleinerer notarieller Aufgaben
• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
• Unterstützung des Teams bei unterschiedlichen Aufgaben im Tagesgeschäft

Dabei kann es durchaus einmal lebhafter werden: Mehrere Mandanten treffen gleichzeitig ein, das Telefon klingelt und parallel steht eine organisatorische Aufgabe an. Du behältst auch dann den Überblick, setzt die richtigen Prioritäten und bleibst freundlich und souverän.

Dein Profil

• Einschlägige Erfahrung im Empfangs- oder Servicebereich (Büro, Arztpraxis, Hotel)
• Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung
• Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz – auch in hektischen Situationen bewahrst du Ruhe und Professionalität
• Du kannst mehrere Aufgaben und Anliegen gleichzeitig im Blick behalten, schnell priorisieren und flexibel reagieren
• Auch unter Zeitdruck arbeitest du zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute MS-Office-Kenntnisse von Vorteil
• Bereitschaft zur Arbeit am Nachmittag (ab 14:00 Uhr bis ca. 18:30 Uhr)

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen! 

Über uns:

Unser Notariat mit seinen modernen Büros in Schwetzingen und Hockenheim besteht seit 2018. Die Notare Eva Ulrike Büttner und Walter Büttner werden derzeit von ca. 25 kompetenten und motivierten Mitarbeitern unterstützt. Unser Team wächst stetig. Deshalb suchen wir dich und freuen uns auf das Gespräch mit dir.