Veranstaltungsassistent:in (m/w/d)

Aufgaben:

Als Teil unseres Assistenzteams übernimmst du die organisatorische Koordination von Meetings, Veranstaltungen und größeren Besprechungsformaten; von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Dabei stellst du einen professionellen und reibungslosen Ablauf sicher. Du koordinierst den Empfang und die Betreuung von Gästen, Teilnehmenden und externen Stakeholder:innen und bist vor Ort die zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen. Du verantwortest die Verfügbarkeit und Organisation der benötigten Veranstaltungs- und Moderationsmaterialien und steuerst Bestände, Bestellungen und die bedarfsgerechte Bereitstellung. Du übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und trägst damit zu effizienten und verlässlichen Abläufen im gesamten Team bei. Du packst dort an, wo deine organisatorische Kompetenz gefragt ist, findest auch bei kurzfristigen Anforderungen pragmatische Lösungen und behältst jederzeit den Überblick. Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf - entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten - auch fachbereichsübergreifende Aufgaben. FITKO (Föderale IT-Kooperation)

Qualifikation:

Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungskaufleute, Büroorganisation, Hotellerie/Gastronomie oder in einem vergleichbaren Bereich. Du arbeitest service- und lösungsorientiert und trägst mit deiner Organisation dazu bei, dass Abläufe im Arbeitsalltag effizient und unkompliziert funktionieren. Du bist gerne mittendrin statt nur dabei: du arbeitest gerne vor Ort, übernimmst Verantwortung für organisatorische Abläufe und sorgst dafür, dass Veranstaltungen erfolgreich umgesetzt werden Du hast ein gutes Gespür für Organisation und Details, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallellaufenden Anforderungen den Überblick. Handlungsbedarf erkennst du frühzeitig und findest eigenständig pragmatische Lösungen. Du bist flexibel, pragmatisch, sowie team- und lösungsorientiert, packst bei Bedarf auch über deinen unmittelbaren Aufgabenbereich hinaus mit an. Ein verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten rundet dein Profil ab. Du hast Lust, die FITKO und damit die digitale Verwaltung mitzugestalten?

Wir bieten:

Befristete Stelle (zwei Jahre) Eingruppierung nach TV-H (bis zu EG 8). Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.) Eine moderne Arbeitsumgebung Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge Weiterentwicklung Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima »Du« statt »Sie« | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team Eine spannende Aufgabe Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Über Uns:

Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran - schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung - Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.