Ab jetzt bitte digital

Excel ist zwar ein Fortschritt zur Zettelwirtschaft, doch ein veraltetes Handwerkszeug, wenn es um die Personalplanung geht. Spezialisierte IT-Tools können die Schichtplanung, Urlaubsplanung und Zeiterfassung erleichtern. 

„Ist bei Betrieben mit nur einer Handvoll Mitarbeitern die Planung auf dem Papier noch machbar, wird dies bei wachsender Mitarbeiterzahl schnell unmöglich“, weiß Andreas Jonderko, Geschäftsführer bei Gastronovi. Das Gastronovi-Modul Zeiterfassung hat gegenüber Excel die Nase vorn: „Arbeits-, Urlaubs- und Pausenzeiten der Mitarbeiter werden digital festgehalten, verwaltet und kontrolliert“, erzählt Jonderko. Dank der Echtzeit-Synchronisierung können Gastronomen mithilfe von digitalen Helfern jederzeit sehen, wie viel Personal sich gerade im Einsatz befindet. Auf Knopfdruck ist außerdem eine Auswertung des Personaleinsatzes möglich, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu somit bestmöglich vermeiden.

Bedarfsgesteuerte Dienstplanung

Fragen, die sich in die Zukunft richten, lassen sich zwar nicht mit einer Kristallkugel beantworten, doch die Prognosen der Software für die Personalplanung sind meist deutlich präziser als das Bauchgefühl des Gastgebers. Unter anderem erlauben reservierungs- oder umsatzgestützte Analysen eine Vorschau auf den kommenden Bedarf.

Der ehemalige Vapiano-CFO und Apeiron-CEO Sven Steinkuhl ist Co-Geschäftsführer von Nesto Software und  kennt die Personaleinsatzplanungssoftware bestens. Die wesentliche Frage: Werden die Mitarbeiter eingesetzt, wenn ich Umsatz habe oder wenn nicht? Wie man eine Überbesetzung ebenso vermeidet wie eine Unterbesetzung „sagt Nesto nicht nur auf vier Wochen voraus, sondern auf den Tag, ja auf die Stunde voraus – mit einer Trefferwahrscheinlichkeit von über 85 Prozent“, verspricht Steinkuhl. Ermöglicht wird der bedarfsgerechte Einsatz von Mitarbeitern durch die gemeinsam mit dem Karlsruher Institut für Technologie entwickelte firmeneigene künstliche Intelligenz.

Der frisch erstellte Dienstplan ist oft schon veraltet, wenn der erste Mitarbeiter ihn liest. Personalplanungs-Tools haben stets den Überblick über die Verfügbarkeiten und Einsetzbarkeiten der Mitarbeitenden – auch wenn Krankheiten, Tauschwünsche oder auch das Wetter die Planung durcheinanderwirbeln. Muss der Plan angepasst werden, stürzt bei manueller Erstellung schnell ein Kartenhaus ein. Mit digitalen Tools dagegen lassen sich auch kurzfristige Veränderungen in Echtzeit und auf einen Blick wahrnehmen und dynamisch anpassen.

Die Bedeutung der Leistungskennzahlen

„‚KPIs‘ (Key Performance Indicators) – also Leistungskennzahlen – sind in der Gastronomie und Hotellerie enorm wichtig, da sie genaue Einblicke in Umsätze, Kosten, Personalmanagement und Servicequalität ermöglichen“, weiß Raphael Niedt-Grünbauer von E2N. Er appelliert dafür, diese Leistungskennzahlen bei der Erstellung von Dienstplänen zu berücksichtigen. Das erlaubt, Ressourcen effizient zu planen, Kosten im Blick zu behalten und gleichzeitig die Servicequalität sowie die Gästezufriedenheit zu optimieren. „Durch die gezielte Nutzung von KPIs wird eine präzise Abstimmung des Dienstplans auf die geschäftlichen Anforderungen ermöglicht, was langfristig den Erfolg unterstützt“, ist Niedt-Grünbauer sicher.

„Eine gute Digitalisierung macht Informationen nutzbar, während Automatisierung mit diesen Informationen Prozesse selbstständig ausführt“, so Niedt-Grünbauer. Die Fusion beider Konzepte ermöglicht Effizienzsteigerungen sowie Kosteneinsparungen und setzt Ressourcen frei, weiß der Experte. Der Vorteil der automatischen Ausführung setzt allerdings eine gelungene Digitalisierung im Vorfeld voraus, damit der richtige Output geliefert werden kann.