Management

Personalplanung: 5 Ansätze zur Auswahl eines digitalen Tools

Planung des Personals mittels digitaler Workforce-Management-Lösung
Großer Vorteil bei der Planung des Perosnals sind cloudbasierte Lösungen, die einen flexiblen Zugriff ermöglichen. (Foto: © The KonG/stock.adobe.com)
In der Gastronomie und Hotellerie kann die Personalplanung neben den Personalkosten einen erheblichen finanziellen Aufwand bedeuten. Um Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, setzen bereits viele Unternehmen auf moderne, digitale Lösungen im Bereich des Workforce-Managements.
Montag, 08.04.2024, 10:00 Uhr, Autor: Karoline Giokas

Digitale Tools zur Personalplanung ermöglichen es – im Vergleich zur Verwaltung einer komplexen Excel-Tabelle – nicht nur, Zeit einzusparen, sondern auch, den Personaleinsatz besser zu planen. Denn durch die Verwendung einer digitalen Workforce-Management-Lösung, die Echtzeitdaten anzeigt, können freie Schichten schneller erkannt, besetzt und so Unterbesetzungen vermieden werden.  

„Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Algorithmen versetzt Hotels und Gastronomie-Betriebe zudem in die Lage, ihren genauen Bedarf an Mitarbeitenden zu jeder Zeit und an jedem Ort zu kennen – besonders zu saisonalen Hochzeiten", weiß Markus M. Winkler, Senior Customer Success Manager bei Quinyx.

Wie durchblicken?

„Die Auswahl des richtigen Workforce-Management-Tools kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Angesichts der Vielzahl von Anbietern und der unterschiedlichen Funktionen ist es manchmal schwierig, den Überblick zu behalten", so Winkler weiter.

Folgende fünf Fragen können bei der Auswahl helfen:

Wie viel Flexibilität kann das Tool den Mitarbeitenden bieten?

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist in Zeiten des Arbeitskräftemangels ein wichtiger Baustein des Employer Brandings und sorgt dafür, dass Angestellte lange im Unternehmen bleiben. Laut der „State of the Frontline Workforce 2023”-Trendstudie von Quinyx bemängeln 78 Prozent der Mitarbeitenden in Gastronomie und Hotellerie die fehlende Flexibilität in der Dienstplanung, 46 Prozent wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance.

„Ein digitales Workforce-Management-Tool sollte Angestellten daher ein Mitspracherecht einräumen, was die Planung ihrer Arbeits- und Freizeit angeht. Ob nun über die Angabe von Dienstplanwünschen oder das eigenständige Tauschen von Schichten – zum Beispiel komfortabel via einer intuitiv zu bedienenden App", betont Winkler.

Verfügt die Lösung über Automatisierungsmöglichkeiten und KI?

KI ist in aller Munde und bringt auch bei der Personaleinsatzplanung einige Vorteile mit sich. Der Digitalisierungsexperte geht näher in Detail: „Beispielsweise können anhand interner und externer Daten Prognosen erstellt werden, anhand derer der Personalbedarf genau geplant werden kann. So lassen sich nicht nur unnötige Personalkosten vermeiden (bei Überbesetzung), auch der Stress der Mitarbeitenden sinkt, wenn Unterbesetzungen gar nicht erst vorkommen."

Die Möglichkeit der automatisierten Personaleinsatzplanung durch Algorithmen bietet einen weiteren großen Vorteil: Dienstpläne lassen sich mit nur ein paar Klicks erstellen und beziehen dabei nicht nur die Dienstplanwünsche der Angestellten, sondern auch vorhandene bzw. benötigte Fähigkeiten sowie gesetzliche und vertragliche Vorgaben ein.

Ist die Anwendung kompatibel mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Ganz besonders wichtig laut Winkler: „Jede Form von Digitalisierung nützt nichts, wenn sie nicht mit bestehenden Systemen kombinierbar ist. Daher ist es wichtig, dass die Workforce-Management-Lösung über Schnittstellen verfügt, über die sie sowohl in bestehende als auch in künftige Anwendungen integriert werden kann."

Besonders wichtig ist dabei natürlich die Anbindung an die Software für die Gehaltsabrechnung. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, haben Unternehmen, die eine Workforce-Management-Software anbieten, ganze Teams, die sich ausschließlich mit der Integration beschäftigen. Denn eines ist sicher: Alle Mitarbeitenden wollen pünktlich für ihre geleisteten Stunden bezahlt werden.

Markus Winkler Quinyx
Markus M. Winkler, Senior Customer Success Manager bei Quinyx, weiß, worauf es bei der Wahl eines digitalen Personalplanungstools ankommt. (Foto: © Quiniyx)

Ist die Lösung cloudbasiert und dadurch flexibel, was

Updates und Verbesserungen angeht?

In unserem digitalen Zeitalter entwickelt sich Software rasant. Um von den neuesten Funktionen und Möglichkeiten zu profitieren, sollten Unternehmen daher auf cloudbasierte Workforce-Management-Lösungen zurückgreifen. „Das Arbeiten in der Cloud bietet den Vorteil, dass direkt voller Zugriff auf die neuesten Upgrades und Funktionen besteht – ohne darauf warten zu müssen, dass sie für eine On-Premise-Lösung in einem komplizierten Prozess ausgerollt werden", stellt WInkler die Vorzüge der Cloud-Lösung heraus.

Ebenso gibt es bei den Upgrades von cloudbasierten Workforce-Management-Lösungen keinen Aufwand im IT-Department, während bei On-Premise-Lösungen viel Mitarbeit vom internen Team erforderlich ist.

Lassen sich mehrere Standorte gleichzeitig koordinieren?

Die Herausforderungen für Hotel- und Gastronomiebetriebe in der Personalplanung sind vielfältig: Entweder sorgen Urlaub oder Krankheit dafür, dass nicht genug Mitarbeitende im Haus sind oder es steht ein besonderes Event an, für das zusätzliches Personal benötigt wird.

„Die Organisation dieser Situationen lässt so manchen Dienstplanenden wünschen, acht Arme zu haben", weiß Winkelr aus Erfahrung. „Eine digitale Workforce-Management-Lösung, die gleich mehrere Standorte abbilden und koordinieren kann, ermöglicht es nicht nur, Engpässe rechtzeitig wahrzunehmen, sondern diese auch auszugleichen. Beispielsweise, indem Teile des Personals eines Standortes vorübergehend einem anderen zugewiesen werden."

Workforce-Management-Software: Wahl ohne Qual

Wie hier aufgezeigt, gibt es viele Faktoren, die bei der Auswahl des richtigen Tools zur Personalplanung zu berücksichtigen sind. Verunsichern lassen sollte man sich laut Markus M. Winkler von Quinyx dadurch trotzdem nicht.

„Denn neben den genannten essenziellen Punkten gilt es vor allem, eine Lösung zu finden, die sich auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zuschneiden lässt. Steht beim Workforce-Management-Anbieter zudem ein professionelles Team zur Unterstützung der Kunden bereit, steht einer erfolgreichen Implementierung nichts mehr im Weg."

(Quinyx/KAGI)

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