Time-to-Hire im Gastgewerbe: So sichern Arbeitgeber Talente schneller
Offene Stellen sind im Gastgewerbe mehr als nur ein organisatorisches Problem: Jede unbesetzte Position kostet Umsatz, erhöht den Druck im Team und wirkt sich auf Servicequalität sowie Gästebewertungen aus. Gleichzeitig ist der Bewerbermarkt in vielen Regionen so eng, dass qualifizierte Kandidaten oft mehrere Optionen parallel prüfen. In diesem Umfeld wird die Time-to-Hire zum entscheidenden Erfolgsfaktor, denn wer zu langsam ist, verliert den Recruiting-Wettlauf.
Time-to-Hire beschreibt die Zeitspanne vom Eingang der Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift. Die Kennzahl zeigt, wie schnell und effizient Arbeitgeber Kandidaten durch den Prozess führen – von der Sichtung bis zur finalen Zusage.
Wichtig: Time-to-Hire wird häufig mit Time-to-Fill verwechselt. Time-to-Fill startet früher, nämlich bereits bei der Entscheidung, eine Stelle auszuschreiben, und umfasst damit zusätzlich Vorlaufzeiten wie Freigaben, Abstimmungen und Veröffentlichung. Time-to-Hire ist also ein zentraler Teil der Time-to-Fill, aber nicht identisch.
Gerade in Hotellerie und Gastronomie lohnt sich der Blick auf diese Kennzahl, weil hier häufig saisonal, unter Zeitdruck und mit hoher Bewerberdynamik rekrutiert wird. Studien und Benchmarks zeigen: Im Durchschnitt liegen Einstellungsprozesse häufig im Bereich von rund 40 bis 50 Tagen. Je nach Position kann es allerdings deutlich schneller oder deutlich länger dauern. Gleichzeitig weisen Recruiting-Benchmarks darauf hin, dass der „reine“ Hiring-Prozess global betrachtet im Median bei knapp sechs Wochen liegen kann und Geschwindigkeit ein wesentlicher Faktor ist, um Kandidaten nicht zu verlieren.
Warum Tempo im Recruiting heute über Erfolg entscheidet
Eine kurze Time-to-Hire ist kein Selbstzweck. Sie zahlt direkt auf zentrale Ziele im Betrieb ein: weniger Schichtlücken, weniger Überlastung, stabilere Abläufe. Zusätzlich verbessert ein schneller, professioneller Prozess die Candidate Experience – also die Bewerbererfahrung – und stärkt die Arbeitgebermarke. Denn für Kandidaten ist nicht nur entscheidend, was angeboten wird, sondern auch wie verlässlich und wertschätzend die Kommunikation abläuft.
Kurz gesagt: Geschwindigkeit schafft Vertrauen. Und Vertrauen wird zur Währung, wenn Kandidaten zwischen mehreren Zusagen wählen können.
Die größten Zeitfresser in Hotel und Gastronomie
In der Praxis scheitert eine kurze Time-to-Hire selten an einem einzigen Punkt, sondern an kleinen Verzögerungen, die sich addieren. Typische Bremsen sind:
- Zu viele Abstimmungsschleifen (Wer entscheidet? Wer gibt frei? Wer ist im Urlaub?)
- Lange Antwortzeiten nach Bewerbungseingang
- Unklare Anforderungen („Allrounder gesucht“ statt präziser Aufgaben und Arbeitszeiten)
- Zu späte Interview-Termine wegen voller Einsatzpläne
- Medienbrüche (WhatsApp hier, E-Mail dort, Zettelwirtschaft im Office)
Das Ergebnis: Kandidaten springen ab, bevor es überhaupt zu einem Gespräch kommt.
Stellschrauben, mit denen Arbeitgeber die Time-to-Hire deutlich verkürzen
Der wichtigste Hebel ist nicht „mehr machen“, sondern richtiger strukturieren. Arbeitgeber, die ihren Prozess entschlacken, gewinnen oft schon in den ersten zwei Wochen entscheidend an Geschwindigkeit.
1) Reaktionszeit als Standard definieren
Wer Bewerbungen erst nach mehreren Tagen beantwortet, sendet ein klares Signal: „Du bist nicht Priorität.“ Besser ist ein verbindlicher Takt: Eingänge werden täglich geprüft, passende Kandidaten innerhalb von 24–48 Stunden kontaktiert und direkt zu einem Termin eingeladen.
2) Interviews radikal vereinfachen ohne Qualität zu verlieren
Im Gastgewerbe muss Recruiting praktikabel sein. Das heißt: kurze Wege, schnelle Formate, klare Entscheidungen. Statt drei Gesprächsrunden reichen oft:
- ein kurzes telefonisches Vorabgespräch (10–15 Minuten)
- ein strukturiertes Vor-Ort-Gespräch mit Probearbeiten oder Team-Kennenlernen
3) Entscheidungsfähigkeit im Betrieb sichern
Viele Prozesse werden langsam, weil niemand „final“ entscheiden darf. Sinnvoll ist eine klare Regel: Wer führt das Gespräch, wer entscheidet, und bis wann wird zugesagt? Ein internes Service-Level (z. B. „Entscheidung spätestens 48 Stunden nach Gespräch“) verhindert Stillstand.
4) Stellenanzeigen auf Geschwindigkeit trimmen
Je klarer die Anzeige, desto weniger Rückfragen, desto bessere Passung. In Hotellerie und Gastronomie sind vor allem diese Punkte entscheidend:
- Arbeitszeiten,
- Schichtmodelle,
- Gehaltsspanne oder Zuschläge,
- Unterkunft (falls vorhanden),
- Starttermin und
- Aufgabenprofil.
5) Digitale Unterstützung gezielt nutzen
Recruiting-Tools müssen nicht kompliziert sein, aber sie müssen Prozesse beschleunigen: automatisierte Eingangsbestätigungen, Kalenderlinks zur Terminbuchung, Multiposting oder saubere Bewerberübersichten reduzieren manuelle Arbeit und verhindern, dass Kandidaten „durchrutschen“.
Realistische Zielwerte: Was ist im Gastgewerbe machbar?
Die optimale Time-to-Hire hängt stark von der Position ab. Ein Spüler oder Frühstücksservice lässt sich häufig schneller besetzen als eine Küchenleitung oder ein erfahrener Revenue-Manager. Dennoch gilt: Arbeitgeber sollten nicht nur auf den Durchschnitt schauen, sondern sich eine eigene Messbasis schaffen – getrennt nach Rollen (Service, Küche, Rezeption, Führung) und idealerweise auch nach Saison.
Als Orientierung kann ein Benchmark von 40 bis 50 Tagen dienen, wobei Betriebe bei operativen Positionen oft deutlich darunter kommen, wenn Prozesse klar geführt werden.
Fazit: Schnelligkeit ist ein Wettbewerbsvorteil
Time-to-Hire ist im Gastgewerbe kein abstrakter KPI, sondern ein direkter Hebel für Stabilität im Betrieb. Wer Geschwindigkeit zur Routine macht, reduziert Ausfälle, entlastet Teams und gewinnt Kandidaten, bevor Wettbewerber überhaupt reagieren. Der entscheidende Schritt ist dabei nicht Aktionismus, sondern ein Prozess, der konsequent auf Tempo, Klarheit und Verbindlichkeit ausgelegt ist.
(iCIMS/ Kienbaum/ Randstad/ SmartRecruiters/ Stepstone/ SAHO)
