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8 Schritte für einen effizienteren Warenkreislauf

Zeit- und Kosteneinsparung dank digitaler Warenwirtschaft. Ein Experte erklärt, wie das funktioniert.

Dienstag, 01.12.2020, 14:17 Uhr, Autor: Kristina Presser
Junge Frau tippt auf einem Touchscreen eines digitalen Kassensystems/Registrierkasse

Mit der richtigen Kassensoftware lässt sich die Effizienz eines Gastro-Betriebs deutlich erhöhen, sagt der Experte. (Foto: ©iStockphoto)

Zuerst klingt die These von Dr. Mirco Till, Geschäftsführer des Kassensoftwareanbieters Gastro-MIS / Amadeus360, etwas ungläubig: „Kein Gastronom braucht ein Warenwirtschaftssystem.“ Erst kürzlich habe er eine von Deutschlands führenden Franchises davon überzeugt. Dann folgt seine Begründung: Warenwirtschaftssysteme behielten Lagerhaltung, Waren, Einkaufspreise und Lieferanten genau im Blick und seien deshalb bestens dafür geeignet, vor allem kleine Einsparpotenziale bei hochpreisigen Artikeln oder große Mengen zu entdecken. Sie erforderten aber auch ein hohes Maß an Pflege und seien dadurch in erster Linie absolute Zeitfresser. In der Gastronomie seien die Einsparpotenziale der Betriebe daher deutlich niedriger als die absoluten Kosten entsprechender Software. Wie diese nun gezielt dabei unterstützen kann, den digitalen Warenkreislauf vorauszuplanen und damit nicht zuletzt die Effizienz der Gastro-Betriebe zu steigern, erklärt Till anhand von acht Schritten.

Schritt 1: Wareneinsatzplanung mit wenigen Klicks

Nur weil man kein Warenwirtschaftssystem einsetzt, kann man aber trotzdem einen digitalen Warenkreislauf verfolgen. So lassen sich zum Beispiel Bestellungen in einer „Wareneinsatz“-Software automatisch absenden. Als Basis müssen vorab Lieferanten und benötigte Waren in einem Verzeichnis eingetragen werden. Der menschliche Kontrollblick ist zwar noch erforderlich – schließlich lassen sich Faktoren wie Saison, Wetter, Zeitgeschehen oder Ereignisse wie Public Viewings schlecht automatisiert berücksichtigen. Aber die Bestellungen werden mit wenig Klicks direkt aus dem System an die Lieferanten verschickt. Indem man also den Warenbestand exakt kennt und mithilfe von Rückblicken auch vorausplanen kann, würden die zwei häufigsten Fehler im Wareneinsatz verhindert: Verdorbene Lebensmittel und ungeplante Nachkäufe zu Endkundenpreisen.

Schritt 2: Rezepturen vereinheitlichen

Der Rohstoff-Bedarf einzelner Gerichte lässt sich über Rezepturen festlegen und verbindlich vorschreiben. Das beinhaltet, abgesehen von den eigentlichen Zutaten, auch Dekorationsartikel und Portionierungshilfen. Auch überschwängliche Dekorationen gehören zu den beliebtesten Fehlern im Warenmanagement und können mit Beispielfotos der Rezepturen vermieden werden.

Schritt 3: Verkaufsartikel hinterfragen

Sind die Grunddaten einmal eingegeben, lassen sich sehr schnell und automatisiert Kosten und Preise der Gerichte auf der Karte berechnen. Ein beliebter Fehler, laut Till, besteht darin, die Bestseller nicht mehr zu hinterfragen, etwa wieviel Zeit wird für die Zubereitung verwendet? Wie viele andere Gerichte könnten im Vergleich zubereitet werden? Wie entwickelt sich der Deckungsbeitrag des Gerichts? Ändert sich beispielsweise der Preis einer entscheidenden Zutat deutlich – zum Beispiel, weil ein günstiger Lieferant wegfällt – kann der Deckungsbeitrag schnell ins Minus rutschen. Eine entsprechende Warenwirtschaftssoftware rechnet fortlaufend automatisch mit und warnt bei Veränderungen mit Ampelkennzeichnungen.

Schritt 4: Kostenfalle Billigshop

Selten sind so viele Gastro-Bestell-Lösungen aus dem Boden geschossen, wie in diesem (Corona-)Jahr. Einfache Apps sind schon für wenige Euros zu haben, teils auch kostenlos. Dennoch ist Vorsicht geboten, warnt Till, denn „wer billig kauft, zahlt zweimal. Aus der Erfahrung mit unseren über 40 Schnittstellen-Partnern haben wir schnell gelernt, dass insbesondere kleine Start-ups zwar hochgradig innovativ sein können, aber in der Regel kaum eine Vorstellung von Kassenprozessen haben.”

Schritt 5: (Selbst-)Vermarktung

Sobald ein Onlineshop live geschaltet ist, muss möglichst über alle Kanäle über das neue Angebot informiert werden. Besonders effektiv können auch Meinungsführer unter den Gästen sein. Wer seinen Lieblingsitaliener durch die Krise helfen will, teilt bestimmt gerne auch einmal die neue To-Go-Speisekarte.

Schritt 6: Customer Journey

Im Onlineshop wählt der Gast die gewünschten Gerichte, legt sie in den Warenkorb und versendet die Bestellung. Ein Vorgang, der mehrere Risiken birgt, wie Der Gatro-MIS-Geschäftsführer deutlich macht: Sind Menü-Zusammenstellungen, wie die Wahl eines bestimmten Burgerbrots, der Extra-Beilage oder Sauce, möglich? Landet die Bestellung auf irgendeinem Tablet und läuft Gefahr, übersehen zu werden? Bestellen Kunden oft Gerichte ohne Zahlung und holen sie dann nicht ab? Oder erkennt der Shop Stammkunden wieder? All diese Faktoren tragen dazu bei, ob Kunden den Shop freiwillig oder unfreiwillig unsachgemäß verwenden und so weitere Kosten verursachen.

Schritt 7: Effizienzrisiko Bestellverwaltung

Sobald der Kunde eine Bestellung im Online-Shop abgesendet hat, wird diese mittels entsprechender Software automatisch an die digitale Bestellverwaltung übertragen. Der Gastronom bestätigt mit wenigen Klicks, ob er die Bestellung annimmt und sendet damit – ebenfalls automatisch – eine Nachricht an den Kunden, die Küche und das Kassenbuch.

Schritt 8: Küchen gut organisiert

In der Küche werden über den Monitor bereits die Arbeitsschritte auf die verfügbaren Köche aufgeteilt. Jeder weiß sofort was er zu tun hat. Auf demselben Wege wird der Service über fertige Gerichte informiert und bringt die Gerichte zum Kunden bzw. an die Theke. Währenddessen hat die Wareneinsatz-Software bereits die verwendeten Zutaten verzeichnet, hält den Bestand aktuell, warnt rechtzeitig vor eintretender Knappheit und schlägt kurzfristig Alternativen vor, falls durch unerwartet hohe Nachfrage doch mal etwas knapp werden sollte.
(Gastro-MIS/KP)

 

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