Wie Restaurants die Weihnachtssaison effizient meistern
Für die Gastronomie gehört die Wintersaison zu den intensivsten Phasen des Jahres. Besonders rund um die Weihnachtszeit steigen Gästeaufkommen und organisatorischer Aufwand deutlich an, während Personalengpässe und kurzfristige Änderungen den Betrieb zusätzlich herausfordern. Hinzu kommen die hohen Erwartungen der Gäste und eine saisonal größere oder besondere Speisekarte sowie die Tatsache, dass viele Gäste in dieser Zeit spontan ihre Reservierungen ändern oder gar nicht kommen.
„Die größte Herausforderung ist es, die vielen Gäste und die begrenzten Kapazitäten gut zu managen“, stellt Natalie Seifert Head of Marketing bei orderbird heraus. „Auf das normale Tagesgeschäft kommen oft noch zahlreiche Weihnachtsfeiern obendrauf, sodass genau geplant werden muss, wer wann wo arbeitet.“
Viele Betriebe würden für die Wintersaison daher zusätzliche Hilfskräfte einstellen, die vielleicht wenig oder keine Erfahrung in der Gastronomie haben. Diese müssten dann aber auch schnell angelernt und ins bestehende Team eingebunden werden.
Auf die Organisation kommt es an
Damit der Ablauf trotz des erhöhten Drucks reibungslos bleibt, ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Dazu gehört die Planung von Personal, Waren und Abläufen. Eine klare Aufgabenverteilung und ein guter Überblick ist dabei das A und O. Checklisten, feste Bereiche für die Servicekräfte, ein klarer Ablauf für die Reihenfolge der Gänge und kurze regelmäßige Team-Absprachen können hilfreich sein, um die Struktur auch in stressigen Situationen zu wahren.
„Es ist wichtig, das Team früh einzubinden, gut zu informieren und zu motivieren“, betont Seifert. Wichtig seien klare Zuständigkeiten und feste Abläufe – vom Empfang bis zur Rechnung. „Besonders in Stoßzeiten hilft eine enge Zusammenarbeit zwischen Service und Küche“, erklärt die orderbird-Mitarbeiterin. „Die Kommunikation ist der wichtigste Punkt. Klare und ruhige Absprachen sorgen dafür, dass alle wissen, was zu tun ist. Kurze Besprechungen vor und nach dem Service schaffen Klarheit und helfen, Probleme früh zu erkennen. So bleibt der Betrieb auch bei viel Trubel stabil.“
Wichtig sei zudem eine Person, die den Überblick behält, Prioritäten setzt und bei Bedarf schnell entscheidet. „In den meisten Fällen übernimmt diese Aufgabe die Restaurantleitung, denn sie kennt den gesamten Ablauf und sorgt dafür, dass alles rund läuft“, erklärt Seifert.
Zusätzlich können Digitale Tools bei der Organisation unterstützen. Eine Tischplan-Übersicht zeigt, welche Tische belegt sind, wer bereits bestellt hat und wo noch etwas offen ist. Die Gangsteuerung hilft der Küche, Bestellungen strukturiert in der richtigen Reihenfolge zuzubereiten, damit jedes Gericht zum passenden Zeitpunkt serviert wird. Durch Funkbonieren kann der Service Bestellungen direkt am Tisch aufnehmen und sie ohne Umweg sofort an die Küche senden.
„So werden Wege kürzer, Abläufe schneller und Missverständnisse reduziert. Das Team behält den Überblick und kann sich besser auf die Gäste konzentrieren“, stellt Seifert heraus.
Was hilft gegen No-Shows?
Ebenfalls wichtig ist laut Seifert eine offene Kommunikation mit den Gästen, zum Beispiel durch Hinweise zu den Festtagsmenüs. Das Angebot sollte dabei gut kalkuliert und einfach umsetzbar sein. „Weniger Auswahl ist oft besser, denn das erleichtert den Einkauf und die Vorbereitung. So bleibt die Qualität konstant“, erklärt Seifert. Wichtig sei auch, die Gäste früh darüber zu informieren, online und im Restaurant.
Mindestens genauso wichtig ist es laut Seifert, Reservierungsbestätigungen auszusenden und die Gäste gegebenenfalls an ihre Reservierung zu erinnern. Dadurch könnten vor allem sogenannte No-Shows reduziert werden, bei denen Gäste trotz Reservierung nicht erscheinen. Automatische Erinnerungsmails und klare Regeln, wie und bis wann abgesagt werden muss, können dabei dazu Beitragen, dass weniger spontane Änderungen oder No-Shows den Ablauf durcheinanderbringen.
Immer mehr Betriebe setzen laut Seifert außerdem auf No-Show-Gebühren, wenn Gäste nicht erscheinen und vorher nicht absagen. Viele Betriebe würden daher in der Hochsaison auch mit Anzahlungen oder hinterlegten Kreditkarten arbeiten.
Und sollte ein Tisch doch einmal spontan nicht besetzt werden, könne eine Warteliste dabei helfen, diese frei werdenden Tische schnell wieder zu vergeben.
Fazit: Planung ist das Fundament
Für einen erfolgreichen Start in die festliche Zeit gilt folglich: Früh planen, das Team schulen und Abläufe vorab testen, Reservierungen gut organisieren und klare Regeln kommunizieren. Und schließlich heißt es: Ruhig bleiben, Prioritäten setzen und die Freude am Gastgebersein nicht verlieren!
Wenn die Organisation steht, das Team gut vorbereitet ist und sich sicher fühlt, strahlt es Ruhe aus und die Gäste fühlen sich wohl. Dann steht auch einer gelungenen Festtagssaison nichts mehr im Wege. Daher betont Seifert abschließen: „Wer gut vorbereitet ist und sein Team stärkt, hat zufriedene Gäste und eine erfolgreiche Saison.“
(SAKL)
