Tagungshotels brauchen Flexibilität statt starrer Zeitpläne
Eine Bühne, die doch nicht gebraucht wird, zusätzliche Teilnehmer oder eine Diskussion, die länger dauert als geplant: Im Tagungsgeschäft müssen Hotels häufig flexibel reagieren. Im Anders Hotel Walsrode gehören solche Änderungen zum Alltag. Besonders oft verändern sich nach Angaben des Tagungsteams die Teilnehmerzahlen, der Ablauf oder die gewünschte Bestuhlung.
Eine Herausforderung besteht darin, dass die Person, die eine Veranstaltung bucht, nicht immer mit dem Referenten oder Trainer identisch ist. Dadurch fehlen dem Hotel mitunter wichtige Informationen über den tatsächlichen Ablauf und die Arbeitsweise der Gruppe.
„Am Ende ist für uns entscheidend, wie der Referent tatsächlich mit seiner Gruppe arbeiten möchte“, sagt Kim Bassen, Abteilungsleiterin im Tagungsservice. Ein frühzeitiger Austausch könne helfen, Anforderungen rechtzeitig zu klären und kurzfristige Änderungen zu vermeiden.
Flexible Pausen, abgestimmte Abläufe
Wie wichtig Spielraum bei der Zeitplanung ist, zeigt sich insbesondere bei Diskussionen und Seminaren. Aus einer letzten Frage können schnell weitere Wortmeldungen entstehen, sodass eine Kaffeepause später beginnt als vorgesehen.
Das Anders Hotel Walsrode setzt als Mitglied der Exzellenten Lernorte auf zeitlich flexible Kaffeepausen. Bei der Mittagsverpflegung sind Verschiebungen organisatorisch anspruchsvoller, lassen sich aber ebenfalls koordinieren.
Dabei müssen Küche und Service ihre Abläufe anpassen, ohne andere Veranstaltungsgruppen aus dem Blick zu verlieren. „Dann ist es unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sich die anderen Tagungsgäste im Haus trotzdem auf einen zügigen Ablauf verlassen können“, erklärt Bassen.
Tagungshotels müssen kurzfristige Änderungen auffangen
Auch bei der Teilnehmerzahl ist Flexibilität gefragt. Fünf zusätzliche Gäste lassen sich unter Umständen noch unterbringen. Bei 25 Personen, die wenige Minuten vor Veranstaltungsbeginn hinzukommen, müssen dagegen Raumgröße, Bestuhlung, Verpflegung und Getränke neu bewertet werden. Gegebenenfalls sind auch zusätzliche Übernachtungen zu organisieren.
Wie wichtig verlässliche Informationen sind, zeigt ein weiteres Beispiel aus dem Hotelalltag: Bei einer mehrtägigen Veranstaltung erschienen sechs angemeldete Gäste am ersten Abend nicht. Eine Teilnehmerin reiste erst am Folgetag an, ohne dass das Hotel zuvor über die Änderung informiert worden war. Die reservierten Zimmer konnten nicht anderweitig vergeben werden; die entsprechenden Stornokosten wurden dem Veranstalter berechnet.
Für Hotels kommt es deshalb darauf an, Änderungen nicht nur möglichst flexibel umzusetzen, sondern sie rechtzeitig mitgeteilt zu bekommen.
DIN 33463 schafft Standards für Tagungspauschalen
Auch bei den Leistungen rund um eine Veranstaltung spielen klare Standards eine Rolle. Im Februar 2026 wurde die DIN 33463 „Tagungspauschalen“ veröffentlicht. Sie definiert Anforderungen an Tagungspauschalen und soll Angebote für Kunden transparenter und besser vergleichbar machen.
Das Anders Hotel Walsrode gehört zu den Exzellenten Lernorten, einem Netzwerk von Tagungshotels, das sich mit den Rahmenbedingungen für erfolgreiches Lernen und Arbeiten beschäftigt. Dazu zählen neben der Raumausstattung auch die Erreichbarkeit von Ansprechpartnern und die Organisation der Pausen.
Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
Änderungen im Tagungsraum wirken sich häufig auf mehrere Hotelbereiche aus. Neben Tagungsbüro und Tagungsservice sind je nach Veranstaltung Küche, Restaurantservice, Rezeption, Housekeeping und Technik gefragt. Entscheidend ist daher, dass Informationen schnell an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
„Entscheidend ist, dass die Information dort ankommt, wo sie gebraucht wird“, sagt Doreen Garn. Was im Tagungsraum nach einer kleinen Änderung aussehe, könne gleichzeitig mehrere Abteilungen betreffen.
Ziel sei es, dass sich Referenten und Seminarleiter auf ihre Teilnehmer konzentrieren können, statt organisatorische Fragen vor Ort klären zu müssen. Für Tagungshotels wird damit deutlich: Neben geeigneten Räumen und technischer Ausstattung sind vor allem abgestimmte Prozesse und ein flexibles Team wichtige Voraussetzungen für einen gelungenen Veranstaltungstag.
(Anders Hotels Walsrode/Eike Johann Schulze/KAGI)
