Personalkosten früher erkennen
Die Personalkosten gehören zu den zentralen Stellschrauben im Hotelbetrieb. Gleichzeitig müssen Dienstpläne flexibel auf Belegung, Veranstaltungen und kurzfristige Änderungen reagieren. Für Hoteliers stellt sich damit die Frage, wie sie den Personaleinsatz wirtschaftlich planen können, ohne den Überblick über Arbeitszeiten, Zuschläge und Abrechnung zu verlieren.
Oliver Reichardt, Geschäftsführer von Mirus Deutschland, empfiehlt, die Personalplanung laufend mit den tatsächlich erfassten Arbeitszeiten und der erwarteten Auslastung abzugleichen. Werden diese Daten erst bei der Lohnabrechnung zusammengeführt, bleiben Fehlplanungen unter Umständen bis zum Monatsende unentdeckt.
Dienstplanung und Arbeitszeiten gemeinsam betrachten
Ein erster Ansatzpunkt ist die Verknüpfung der Dienstplanung mit der Arbeitszeiterfassung und der Lohnabrechnung. So lässt sich früher erkennen, ob Schichten zu großzügig besetzt sind, Mehrarbeit entsteht oder Zuschläge die geplanten Kosten erhöhen.
Für die Praxis ergeben sich daraus drei Ansatzpunkte:
- Kosten bereits bei der Planung prüfen: Hotels sollten mögliche Auswirkungen unterschiedlicher Schichtmodelle möglichst vor der Freigabe des Dienstplans vergleichen.
- Doppelte Dateneingaben reduzieren: Wenn Dienstplanung, Zeiterfassung und Abrechnung auf derselben Datenbasis arbeiten, sinkt der manuelle Aufwand. Zugleich werden Übertragungsfehler und widersprüchliche Daten weniger wahrscheinlich.
- Bei Änderungen nachsteuern: Ändert sich die Belegung kurzfristig, sollte nachvollziehbar sein, welche Auswirkungen Anpassungen des Personaleinsatzes auf die Kosten haben.
Entscheidend ist dabei nicht allein die eingesetzte Software. Die Daten müssen aktuell und verlässlich sein, und Verantwortliche benötigen klare Abläufe, um auf Abweichungen reagieren zu können.
Die Verknüpfung von Personal-, Zeit- und Unternehmensdaten kann Hotels dabei unterstützen, Personalbedarfe besser einzuschätzen und Entscheidungen fundierter zu treffen. Auch datenbasierte Auswertungen und künftig KI-gestützte Funktionen können dabei eine Rolle spielen. Sie ersetzen jedoch weder die Erfahrung der Führungskräfte noch die notwendige Abstimmung im Betrieb.
Nicht nur die Abrechnung zählt
Für Hotelverantwortliche liegt der mögliche Nutzen digitaler HR-Prozesse vor allem darin, Personalkosten nicht erst rückblickend zu betrachten. Werden Dienstplanung, Arbeitszeiten und Abrechnung systematisch zusammengeführt, können Abweichungen früher auffallen und Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden.
Wie stark sich dadurch Kosten senken lassen, hängt allerdings von der Ausgangssituation, der Qualität der Daten und den betrieblichen Abläufen ab. Konkrete Einsparpotenziale nennt das Unternehmen in seinen Mitteilungen nicht.
Mirus Deutschland setzt nach eigenen Angaben auf die Verbindung von Personalmanagement, Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung. Das Unternehmen ist aus der früheren lohn-ag.de AG hervorgegangen und baut das Geschäft der Schweizer Mirus-Gruppe in Deutschland aus. Laut Unternehmensangaben betreut Mirus Deutschland mehr als 1.600 Kunden und erstellt jährlich über 550.000 Abrechnungen, vor allem für die Branchen Hotellerie, Gastronomie und Gesundheitswesen.
Die Unternehmensgruppe verweist auf ihre Erfahrung im Schweizer Markt, in dem nach eigenen Angaben mehr als 4.500 Hotels und Gastronomiebetriebe ihre Softwarelösungen nutzen. Für deutsche Hotelbetriebe soll das Angebot weiter an die dortigen Anforderungen angepasst werden.
(Mirus/KAGI)
