Arbeitszeiterfassung via Smartphone-App

„Wichtig ist es für Arbeitgeber heute, eine digitale, nutzerfreundliche und flexible Lösung zu haben. Gerade im Gastro-Bereich braucht es eine Zeiterfassung, die überall ‚Plug-and-Play‘ funktioniert: Der Arbeitnehmer nimmt sein Smartphone, folgt der intuitiven Nutzeroberfläche seiner App und macht mit zwei, drei Touch-Bewegungen seinen Eintrag und fertig“, sagt Bjarne Wilhelm, Mitbegründer des Start-ups Sawayo.

Er ergänzt: „Für Restaurantbetriebe eignen sich daneben auch Terminal-Lösungen. Das Terminal ist an die Zeiterfassungs-Software angebunden und jederzeit zugänglich. So vereinfacht es den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Auswertung für alle Beteiligten.“

Übliche Projektmanagement-Tools scheiden meist aus

Gerade bei der Zeiterfassung sei es für Caterer und Gastro-Betriebe wichtig, auf das richtige System zu setzen, um den kommenden gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Andernfalls könne es bei künftigen Prüfungen durch die Behörden ein böses Erwachen geben.

„Es ist beispielsweise unerlässlich, dass eine Software neben den Soll-Zeiten auch die tatsächlichen Ist-Zeiten von Tätigkeit und Pausen erfasst. Um rechtlich Bestand zu haben, müssen die Eintragungen in das Tool revisionssicher sein. Es darf nach Abschluss eines Erfassungszeitraumes also keine undokumentierten Änderungen an bereits erstellten Einträgen mehr geben“, erklärt Bjarne Wilhelm.

Das ist die Ursache dafür, dass viele der geläufigen Projektmanagement-Tools nicht für eine rechtskonforme Zeiterfassung geeignet sind. Denn hier können auch im Nachhinein noch Zeiten, Orte und Tätigkeitsbeschreibungen angepasst werden.

Essenziell sei auch die Erfassung von Mehrstunden, um den Dokumentationspflichten bei Überstunden nachzukommen, und verschiedene Arbeitszeit-Modelle und Vertrauensarbeitszeiten in einer Software abbilden zu können.

Rechtskonformität, Transparenz und Wirtschaftlichkeit verbinden

Dem Experten zufolge ist es auch entscheidend, dass eine Zeiterfassungs-App Mehrarbeit automatisch erfasst und dokumentiert. Zudem sollte das System selbstständig eine Veränderungshistorie anlegen, sobald durch Berechtigte Anpassungen an Einträgen vorgenommen werden. Dieses Dokument kann bei späteren Prüfungen dann leicht gefunden und abgerufen werden.

„Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind wichtige Stichwörter, wenn es um eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung geht. Aus wirtschaftlicher Sicht sind aber Flexibilität, Arbeitserleichterung und Integrierbarkeit ebenso entscheidend“, weiß Bjarne Wilhelm.

Eine effektive Lösung muss Gastronomiebetrieben und Caterern möglichst viele manuelle Prozesse ersparen, Verwaltungsaufwand und Kosten reduzieren und selbst bei größeren Firmen in wenigen Wochen einsatzbereit sein.

Bei der Wahl eines entsprechenden Anbieters sollten Unternehmen prüfen, ob dieser seine Lösung auch auf die zu erwartenden neuen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung hin ausgerichtet hat. Zudem kooperierten versierte Anbieter dem Experten zufolge mit Partnern aus dem Rechtsbereich und böten fachliche Beratung sowie Praxis-Leitfäden an.

Laut Bjarne Wilhelm wird das Thema aktuell bleiben: „Auch wenn es noch Diskussionen um den aktuellen Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung geben wird - daran, dass das Gesetz kommt, wird sich nichts ändern. Setzen Caterer und Gastronomiebetriebe rechtzeitig auf eine angemessene digitale Lösung, sind sie auf der sicheren Seite.“

(ots/SAKL)